Órdenes recurrentes
En este artículo aprenderás cómo crear una solicitud de orden recurrente, agregar artículos, elegir comportamiento de aprobación de precios, aprobar o rechazar precios propuestos, agregar excepciones semanales y cancelar una solicitud recurrente.
Agregar un video que muestre creación de orden recurrente, ingreso de artículos, elección de aprobación de precios, aprobación de precio propuesto, rechazo de precio, excepciones semanales y cancelación.
Antes de empezar
Decide qué productos quieres cada semana, cuántas cajas necesitas, cuándo debe empezar la solicitud, si debe terminar en una semana específica y si quieres aprobar precios antes de que la orden recurrente quede activa.
Crear una solicitud de orden recurrente
- Abre Órdenes recurrentes.
- Selecciona Nueva orden recurrente.
- Ingresa un nombre o descripción si la página lo solicita.
- Elige la semana de inicio.
- Agrega una semana final opcional si la solicitud debe detenerse automáticamente.
- Elige si quieres aprobar precios antes de la activación.
- Agrega notas para el equipo administrador.
- Continúa al ingreso de artículos.
Agregar una captura del formulario Nueva orden recurrente con semana de inicio, semana final, aprobación de precios y notas resaltadas.
Agregar artículos a la solicitud
- Selecciona Agregar artículo.
- Busca un producto existente o ingresa detalles del producto manualmente.
- Elige variedad, tamaño, empaque, finca u origen cuando esos campos estén disponibles.
- Ingresa el número de cajas necesarias cada semana.
- Agrega notas de artículo si la solicitud necesita manejo especial.
- Guarda el artículo.
- Repite hasta listar todos los artículos semanales.
- Revisa la lista completa.
- Envía la solicitud.
Si una búsqueda de productos no se puede ejecutar, un mensaje te avisa que la búsqueda falló. Eso es distinto de una búsqueda que sí se ejecutó y no encontró nada: solo el mensaje de error significa que los resultados se desconocen, así que vuelve a buscar en lugar de suponer que el producto no está disponible. Mientras tanto, puedes ingresar los detalles del producto manualmente.
Elegir comportamiento de aprobación de precios
Cuando crees la solicitud, elige la opción que coincida con la forma de trabajo de tu equipo:
- Elige aprobación del cliente si quieres revisar precios antes de que la orden recurrente quede activa.
- Deja la aprobación apagada si tu equipo acepta que el equipo admin fije precios y active la solicitud sin un paso adicional del cliente.
Puedes usar notas para explicar precios objetivo, sustituciones o preferencias de tiempo.
Revisar estado de la orden recurrente
- Abre Órdenes recurrentes.
- Busca la solicitud.
- Revisa el estado.
- Selecciona Ver y gestionar para ver detalles.
Estados comunes:
- Revisión pendiente: tu solicitud espera revisión de administración.
- Fijando precios: un administrador está fijando precios.
- Esperando aprobación del cliente: los precios están listos para que los apruebes o rechaces.
- Activo: la orden recurrente está lista para generar órdenes semanales.
- Pausado, Cancelado o Completado: la solicitud no está generando órdenes semanales normales.
Las órdenes semanales se generan cada lunes. Una orden recurrente que pasa a Activo durante una semana genera su primera orden el lunes siguiente, de modo que activarla a mitad de semana nunca produce una orden para una semana de entrega que ya está en curso.
Aprobar precios propuestos
- Abre la orden recurrente con estado Esperando aprobación del cliente.
- Revisa cada artículo, cantidad y precio propuesto.
- Compara la propuesta con tus notas o expectativas.
- Selecciona Aprobar para los precios que aceptas.
- Confirma la aprobación.
- Verifica que el estado de la orden recurrente se actualice.
Agregar una captura de precios propuestos con Aprobar resaltado.
Aprobar precios permite que la orden recurrente avance según el calendario.
Qué cubren los precios aprobados
Los precios que apruebas son los precios de los productos de cada artículo. El total de tu orden semanal también puede incluir los mismos impuestos y cargos que se aplican a cualquier otra orden; por ejemplo, un cargo que aplica solo cuando una entrega cae fuera de los días de despacho regulares.
Cada orden semanal generada muestra su propio total, y la factura de esa semana detalla los cargos por separado de los productos. Abre la orden de una semana para ver su desglose completo.
Rechazar precios propuestos
- Abre la orden recurrente con estado Esperando aprobación del cliente.
- Revisa los precios propuestos.
- Selecciona Rechazar.
- Agrega una nota breve explicando qué debe cambiar.
- Confirma el rechazo.
- Observa el estado para una propuesta actualizada.
Rechazar precios devuelve la solicitud para revisión. La orden recurrente no queda activa hasta resolver precios.
Abrir una orden recurrente desde una notificación
Las notificaciones Precio listo, Confirmación de precio expirada y Orden recurrente no generada te llevan directamente a los detalles de esa orden recurrente, para que la revises sin tener que buscarla.
- Selecciona la notificación.
- Espera mientras el panel de detalles muestra Cargando orden recurrente.
- Aprueba o rechaza los precios propuestos, o revisa qué artículos expiraron.
- Cierra el panel de detalles para volver a tu lista.
Mientras el panel de detalles está abierto, aprobar o rechazar un precio, agregar una excepción o cancelar la solicitud actualiza el panel para mostrar el cambio.
Si no se pueden abrir los detalles, un mensaje sobre tu lista explica el motivo y la lista sigue disponible:
- La orden recurrente a la que apunta este enlace no está disponible. El enlace no lleva a una de tus órdenes recurrentes. Busca la solicitud en tu lista.
- No se pudo cargar la orden recurrente a la que apunta este enlace. No se pudieron leer los detalles, por ejemplo por un problema de conexión. Selecciona Reintentar para intentarlo de nuevo.
Al cerrar el panel de detalles, este se queda cerrado. Para volver a abrir la misma orden recurrente, selecciona Ver y gestionar en tu lista.
Agregar una excepción semanal
Usa excepciones cuando una semana debe omitirse o cambiar.
- Abre la orden recurrente.
- Selecciona Agregar excepción semanal.
- Elige la semana.
- Elige si se debe omitir la semana o cambiar cantidades.
- Ingresa los detalles de la excepción.
- Guarda la excepción.
- Revisa la lista de excepciones.
Agregar una captura del formulario Agregar excepción semanal con semana, opción de omitir y cambios de cantidad resaltados.
Cancelar una orden recurrente
- Abre la orden recurrente.
- Revisa próximas semanas y artículos activos.
- Selecciona Cancelar solicitud.
- Confirma que las órdenes semanales futuras deben detenerse.
- Verifica que el estado cambie a cancelado.
Cuando no se coloca una orden semanal
Algunas semanas una orden recurrente no puede colocarse. Cuando eso ocurre, recibes una notificación y un correo que nombran la fecha de entrega y el motivo:
- El día de la semana no tiene llegada programada y las fechas de llegada especial no se ofrecen por ahora.
- Ninguno de tus artículos tiene un precio aprobado.
- Tu cuenta no tiene un destino de entrega predeterminado.
- Tu destino de entrega predeterminado ya no está disponible.
No se crea ninguna orden y no se cobra nada. Una vez resuelta la causa, la orden se coloca en la siguiente ejecución semanal. Las semanas que omitiste con una excepción no generan ningún mensaje: es la excepción funcionando como debe.
Seleccionar la notificación abre la orden recurrente correspondiente, para que puedas actuar sobre el motivo sin tener que buscarla en tu lista.
Consejos
- Usa notas para detalles que no caben en los campos del producto.
- Agrega excepciones tan pronto como sepas de un feriado o cambio temporal.
- Cancela solo cuando quieras detener por completo la solicitud recurrente.