Órdenes recurrentes de admin
En este artículo aprenderás cómo los administradores revisan solicitudes de órdenes recurrentes, ingresan precios, envían precios para aprobación del cliente, activan solicitudes recurrentes, agregan excepciones semanales y cancelan órdenes recurrentes.
Agregar un video que muestre la lista de Órdenes recurrentes, filtros, detalles de solicitud, precios de artículos, estado de aprobación del cliente, activación, excepciones semanales y cancelación.
Antes de empezar
Revisa productos solicitados, cantidades, semana de inicio, semana final opcional, notas y preferencia de aprobación de precios. Confirma los precios con tu equipo antes de activar una orden recurrente.
Encontrar solicitudes que necesitan revisión
- Abre Órdenes recurrentes.
- Filtra por estado cuando necesites solicitudes en revisión, precios, esperando aprobación, activas, pausadas, canceladas o completadas.
- Busca por cliente o nombre de la orden recurrente cuando lo conozcas.
- Abre la orden recurrente que quieres revisar.
- Revisa cliente, programación, lista de artículos, notas y estado actual.
Agregar una captura de la lista de Órdenes recurrentes con filtros de estado y una solicitud que necesita precios.
Fijar precios de una orden recurrente
- Abre una orden recurrente que necesita precios.
- Revisa cada artículo solicitado.
- Ingresa el precio acordado para cada artículo que lo necesita.
- Revisa cantidades, fincas, orígenes, tamaños, empaques y notas.
- Guarda los precios.
- Confirma que el estado de la orden recurrente se actualizó.
Si se requiere aprobación del cliente, la solicitud queda esperando que el cliente apruebe o rechace los precios propuestos.
Los precios que ingresas aquí son precios de producto. Cuando se genera la orden semanal, se aplican encima los mismos impuestos y cargos que corresponden a cualquier otra orden, incluido cualquier cargo configurado para aplicar solo a entregas fuera de los días de despacho regulares. Por eso el total de la orden semanal puede ser mayor que la suma de los precios de los artículos, y la factura detalla la diferencia.
Si un cargo no se puede resolver para una orden generada —por ejemplo, cuando dos cargos configurados del mismo tipo aplican a la vez— la orden de esa semana se crea y queda retenida para revisión de precios, en lugar de calcularse mal u omitirse. Resuelve los cargos en conflicto y vuelve a calcular la orden retenida.
Activar una orden recurrente
- Confirma que todos los artículos tienen precio.
- Confirma que la programación es correcta.
- Confirma que la aprobación del cliente está completa cuando se requiere.
- Selecciona Activar cuando la solicitud esté lista.
- Revisa el estado después de activar.
Las órdenes semanales se generan cada lunes, y una orden recurrente activada durante una semana empieza a generar el lunes siguiente. Activarla a mitad de semana nunca produce una orden para una semana de entrega que ya está en curso, sin importar la hora ni el día. Una orden recurrente cuya semana final ya pasó se marca como Completado al activarla, porque no le queda ninguna semana de entrega.
Una orden recurrente solo puede activarse cuando su cliente tiene un destino de envío predeterminado válido. Si una orden recurrente totalmente aprobada no se activa, asigna el destino predeterminado del cliente en la configuración de su organización: la orden recurrente se activa automáticamente y comienza la generación semanal. Reactivar un destino previamente deshabilitado —o volver a agregarlo desde la lista de destinos, lo que lo reactiva— tiene el mismo efecto para cualquier cliente que dependa de él.
Agregar capturas del ingreso de precios por artículo, estado de aprobación del cliente y acción Activar.
Manejar rechazo de precios del cliente
- Abre la orden recurrente después de que el cliente rechace los precios propuestos.
- Lee la nota del cliente.
- Ajusta precios o detalles de artículos cuando sea necesario.
- Guarda la propuesta actualizada.
- Envía los precios nuevamente para revisión del cliente.
La orden recurrente no debe activarse hasta que los precios estén resueltos.
Agregar una excepción semanal
- Abre la orden recurrente.
- Selecciona Agregar excepción semanal.
- Elige la semana que debe cambiar.
- Elige si la semana se debe omitir o ajustar.
- Ingresa cantidades modificadas o notas.
- Guarda la excepción.
- Revisa la lista de excepciones.
Usa excepciones para feriados, pausas cortas o cambios de cantidad por una semana.
Cancelar una orden recurrente
- Abre la orden recurrente.
- Revisa la programación activa y precios pendientes.
- Selecciona Cancelar solicitud.
- Confirma que las órdenes semanales futuras deben detenerse.
- Revisa que el estado cambió a cancelado.
Cuando no se coloca una orden semanal
La ejecución semanal omite una orden recurrente y no coloca nada cuando alguna de estas condiciones se cumple para esa fecha de entrega:
- El día de la semana no tiene llegada programada y las fechas de llegada especial están desactivadas en configuración.
- La orden recurrente no tiene artículos con precio aprobado.
- El cliente no tiene un destino de entrega predeterminado.
- El destino de entrega predeterminado del cliente ya no está disponible.
Tú y el cliente reciben una notificación y un correo que nombran la orden recurrente, la fecha de entrega y cuál de los casos anteriores aplica. No se crea ninguna orden y no se cobra nada. Una vez resuelta la causa, la orden se coloca en la siguiente ejecución semanal.
Dos casos son silenciosos por diseño: una semana que el cliente omitió con una excepción y una semana cuya orden ya existe.
Abrir una orden recurrente desde una notificación
Las notificaciones de órdenes recurrentes, como una semana que no se colocó, la respuesta de un cliente a los precios o una cancelación, te llevan directamente a los detalles de esa orden recurrente. Esto funciona aunque la orden recurrente no esté en la página actual de la lista o quede oculta por tus filtros.
- Selecciona la notificación.
- Espera mientras el panel de detalles muestra Cargando orden recurrente.
- Revisa la orden recurrente y realiza las acciones que necesite.
- Cierra el panel de detalles para volver a la lista.
Al cerrar el panel de detalles, este se queda cerrado aunque la lista se actualice o cambies de página. Para volver a abrir la misma orden recurrente, selecciónala en la lista. Seleccionar de nuevo la misma notificación sin salir de la página no la vuelve a abrir.
Si no se pueden abrir los detalles, un mensaje sobre la lista explica el motivo y la lista sigue disponible:
- La orden recurrente a la que apunta este enlace no está disponible. El enlace no lleva a una orden recurrente que puedas abrir. Búscala en la lista.
- No se pudo cargar la orden recurrente a la que apunta este enlace. No se pudieron leer los detalles, por ejemplo por un problema de conexión. Selecciona Reintentar para intentarlo de nuevo.
Si el panel de detalles está abierto cuando cambias la orden recurrente, por ejemplo al agregar una excepción o cancelarla, el panel se actualiza para mostrar el cambio. Si no se puede leer la actualización, el panel conserva lo que mostraba y un mensaje indica que no se pudo actualizar.
Verificar que un aviso llegó a sus destinatarios
Abre los detalles de una orden recurrente para ver Estado de notificaciones: una entrada por cada aviso que la orden recurrente ha producido —una semana que no se colocó, una cancelación, un aviso de precios— con la semana de entrega cuando aplica y el estado de la copia de cada destinatario.
Un aviso que no se pudo entregar aparece como fallido, con la acción Reintentar este destinatario junto a la dirección. Reintentar reenvía solo esa copia; las que sí llegaron no se tocan.
Aquí aparece toda dirección a la que correspondía enviar el aviso, incluida aquella a la que el sistema no pudo enviar porque la dirección misma no es un correo electrónico utilizable. Corrígela en la configuración de la organización del cliente y luego usa Reintentar este destinatario.
Si se hizo un intento más reciente desde que cargaste la página, el reintento se rechaza y no se reenvía nada, así el mismo mensaje nunca se envía dos veces desde una vista desactualizada. Luego la sección vuelve a cargar la lista; revisa la fila actual del destinatario antes de reintentar.
Reintentar siempre informa qué hizo. Si la copia ya había llegado a esa dirección, o si ya hay un reintento en curso hacia ella —tuyo, de otro administrador o el reintento automático de cada hora—, Reintentar lo indica y no envía nada. Ambos son resultados correctos, no fallos, y ninguno genera un segundo mensaje.
Si los estados de entrega no se pueden cargar, la sección lo indica y ofrece un Reintentar para volver a cargarlos. Esto es deliberadamente distinto de una orden recurrente que todavía no ha enviado ningún aviso, que no muestra nada: una sección vacía significa que no hay nada que informar, nunca que algo falló al consultarlo.
Si la lista ya se mostró y una recarga posterior falla (por ejemplo, la recarga que sigue a Reintentar este destinatario), la lista se queda en pantalla bajo un mensaje que indica que no se pudieron actualizar los estados y que es posible que no muestren los cambios recientes. Cada acción Reintentar este destinatario sigue disponible, y Reintentar en el mensaje vuelve a cargar la lista.
Solo se ejecuta una actualización a la vez. Mientras una está en curso (un reintento de destinatario o Reintentar del mensaje), el resto de controles de actualización no están disponibles hasta que termina, y el control que pulsaste indica que está trabajando. Eso incluye a un segundo destinatario: los reintentos de destinatario se ejecutan de uno en uno, así que nada puede terminar después de un mensaje que ya viste y contradecirlo en silencio.
Ese Reintentar siempre responde. Si la carga vuelve a fallar, la sección lo dice en lugar de dejarte adivinar desde una pantalla sin cambios, y si funciona, la sección se mantiene en su lugar y te dice qué encontró, incluso cuando lo que encontró es que todavía no se ha enviado ningún aviso.
Aquí aparece cada destinatario al que le correspondía un aviso, incluidos aquellos con los que el sistema no llegó a intentarlo. Si una cancelación o un aviso de precios falla por completo —el servicio de correo no está disponible, o el cliente todavía no tiene una dirección de notificación configurada— esas direcciones igual aparecen como fallidas, con su propio Reintentar, en lugar de desaparecer de la lista. Esto importa sobre todo en cancelaciones y cambios de precio, que se envían una sola vez al hacer el cambio y no se vuelven a disparar repitiéndolo. Cuando un cliente no tiene ninguna dirección de notificación, la entrada aparece en lugar de una dirección: agrega una en la organización del cliente y luego usa Reintentar. Reintentar envía a las direcciones configuradas en ese momento y omite las que ya recibieron el aviso. Si todas ya lo tienen, Reintentar lo indica y no envía nada. La entrada sin dirección desaparece entonces de la lista, y cada dirección muestra el aviso como enviado.
El sistema también reintenta estos avisos por su cuenta, cada hora, hasta que salgan, así que un servidor de correo inaccesible suele resolverse sin que nadie intervenga. Usa Reintentar cuando tú mismo hayas corregido la causa —una dirección de notificación corregida, por ejemplo— y no quieras esperar. Un reintento automático y un Reintentar que pulses nunca envían los dos la misma copia: el que empieza segundo encuentra al otro en curso y no envía nada.
Costos adicionales en una orden recurrente
Una orden recurrente muestra sus cargos igual que una orden de inventario.
- Antes de confirmar la orden, la cifra se calcula con los artículos actuales de la orden recurrente.
- Una vez confirmada la orden, la cifra proviene de la revisión emitida, así que coincide con la factura y no cambia si los artículos de la orden recurrente se editan después.
- Si los artículos cambiaron lo suficiente como para que ya no sumen el total de la orden, la columna muestra un guion en lugar de una cifra que contradiga al total que aparece al lado.
El total de la orden se comporta igual. Confirmar una orden semanal la cotiza con la orden recurrente tal como está en ese momento y registra ese monto en la orden, en la revisión y en la factura a la vez, así que las tres nunca difieren. Un precio que corrijas en la orden recurrente después de la ejecución semanal es, por lo tanto, el precio facturado, siempre que lo corrijas antes de confirmar. Si esa corrección cambia el monto, al confirmar se genera una notificación que nombra la orden con ambas cifras, así que una semana re-cotizada nunca es silenciosa.
El total de finca muestra $0.00 en una orden recurrente. Estas órdenes no pasan por inventario, así que no hay costo de productor registrado en sus líneas: el cero es la ausencia de un costo, no un costo de cero.