Usuarios y organizaciones
En este artículo aprenderás cómo los super administradores crean organizaciones de clientes y fincas, invitan usuarios, vinculan usuarios con organizaciones, editan roles, administran destinatarios de notificaciones y permiten que usuarios de confianza creen órdenes para clientes.
Agregar capturas de Usuarios, Organizaciones, Invitar usuario, Crear organización, Editar roles, correos de organización, usuarios vinculados, permiso para ordenar por clientes y destinatarios efectivos.
Antes de empezar
Confirma nombre, correo, empresa, rol, organizaciones, idioma preferido y necesidades de notificación del usuario antes de hacer cambios. Los cambios de acceso pueden afectar lo que una persona ve de inmediato.
Crear una organización de cliente
- Abre Usuarios y organizaciones.
- Selecciona la pestaña Organizaciones.
- Selecciona Nueva organización.
- Ingresa el nombre de la empresa cliente.
- Elige Cliente como tipo de organización.
- Agrega al menos un correo de notificación.
- Elige el rol predeterminado para usuarios del cliente.
- Elige el idioma preferido.
- Guarda la organización.
- Confirma que el cliente nuevo aparezca en la lista de organizaciones.
Las organizaciones de cliente pueden comprar, hacer órdenes, revisar sus órdenes y administrar órdenes recurrentes cuando los usuarios vinculados tienen el acceso correcto.
Crear una organización de finca
- Abre la pestaña Organizaciones.
- Selecciona Nueva organización.
- Ingresa el nombre de la finca.
- Elige Finca como tipo de organización.
- Agrega al menos un correo de notificación.
- Elige el rol predeterminado para usuarios de finca.
- Elige el idioma preferido.
- Guarda la organización.
- Confirma que la finca aparezca en la lista.
Las organizaciones de finca pueden cargar disponibilidad, ingresar disponibilidad manualmente, revisar inventario y ver órdenes entrantes de la finca.
Agregar capturas del formulario de organización completado para un cliente y para una finca.
Invitar a un usuario
- Abre la pestaña Usuarios.
- Selecciona Invitar usuario.
- Ingresa nombre y correo del usuario.
- Elige una o más organizaciones.
- Deja roles vacíos cuando el usuario debe usar el rol predeterminado de la organización.
- Elige un rol específico solo cuando el usuario necesita otra responsabilidad.
- Elige si el usuario debe recibir notificaciones de órdenes para las organizaciones vinculadas.
- Envía la invitación.
- Pide al usuario que acepte la invitación desde su correo.
El usuario debe aceptar la invitación antes de iniciar sesión.
Vincular un usuario existente con una organización
- Abre la pestaña Organizaciones.
- Elige la organización.
- Abre Usuarios vinculados.
- Selecciona Vincular usuario.
- Busca el usuario.
- Elige el usuario.
- Selecciona si debe recibir notificaciones de órdenes.
- Guarda el vínculo.
- Revisa Destinatarios efectivos para confirmar que las notificaciones irán a las personas correctas.
Administrar destinatarios de notificaciones
- Abre una organización.
- Abre Correos de notificación.
- Agrega, edita o elimina correos de la organización.
- Abre Usuarios vinculados.
- Activa Notificar órdenes para usuarios que deben recibir mensajes de órdenes.
- Desactiva Notificar órdenes para usuarios que deben conservar acceso pero no recibir mensajes.
- Para organizaciones de cliente, activa Correos de factura para usuarios que además deben recibir las facturas de la organización. Es un interruptor independiente: un usuario puede recibir mensajes de órdenes sin facturas, o facturas sin mensajes de órdenes. Las organizaciones de finca solo muestran la preferencia de correos de órdenes porque las fincas no reciben estos correos de factura.
- Abre Destinatarios efectivos para revisar la lista final, que muestra para cada dirección si recibe Órdenes y si recibe Facturas.
En pantallas pequeñas, cada usuario vinculado aparece en una tarjeta con las preferencias y acciones de membresía identificadas. Tocar una etiqueta, como Notificar órdenes, funciona igual que tocar el interruptor o el botón que tiene al lado. En pantallas más amplias, los mismos controles aparecen en una tabla.
La lista efectiva combina correos de la organización y usuarios vinculados con notificaciones activadas.
Si Usuarios vinculados muestra No se pudieron cargar los miembros, ninguna lectura ha funcionado todavía, así que no se muestra nada. Si muestra Es posible que la lista de miembros esté desactualizada, una lectura anterior sí funcionó y una actualización posterior falló, así que lo que ves en pantalla es esa respuesta anterior: una lista de miembros, o ningún miembro si esa respuesta anterior fue que no había ninguno. En cualquiera de los dos casos, cargar la lista nunca cambia una membresía ni una preferencia de notificación, y si acabas de ver una confirmación como Miembro agregado, ese cambio se guardó: solo falta la lista actualizada. Selecciona Reintentar para cargar la lista de nuevo. Si el mensaje sigue apareciendo, revisa tu conexión e inténtalo de nuevo en unos minutos.
Editar roles y acceso
- Abre la pestaña Usuarios.
- Usa el campo etiquetado Buscar usuarios para encontrar al usuario.
- Selecciona Editar roles.
- Revisa las organizaciones conectadas al usuario.
- Elige los roles que necesita.
- Activa el permiso para crear órdenes de clientes solo para usuarios de confianza.
- Guarda cambios.
- Pide al usuario que actualice la página o inicie sesión otra vez si no ve el menú actualizado.
No puedes editar tus propios roles o acceso desde esta pantalla. Pide a otra persona autorizada que haga esos cambios.
Si la pestaña Organizaciones no puede cargar, muestra un error en lugar de una lista vacía. Selecciona Reintentar después de comprobar tu conexión; el estado vacío real aparece solo cuando no existen organizaciones.
Activar o desactivar un usuario
- Abre la pestaña Usuarios.
- Busca el usuario.
- Elige Activar o Desactivar.
- Confirma el cambio.
- Revisa las organizaciones vinculadas si el usuario tenía responsabilidades de notificación.
Usa desactivar cuando un usuario ya no debe iniciar sesión, conservando el historial de su trabajo.
Activar o desactivar una organización
- Abre la pestaña Organizaciones.
- Busca la organización.
- Ábrela para editarla.
- Cambia Estado a Activo o Inactivo.
- Guarda los cambios.
Desactivar es la forma de retirar una organización; las organizaciones nunca se eliminan, así que sus órdenes, facturas e historial siguen disponibles.
Una organización inactiva no recibe correos de ningún tipo: confirmaciones, cancelaciones y actualizaciones de órdenes, y facturas se detienen todas, incluso para un cliente cuya dirección de contacto principal está en la ficha del cliente. Sus correos de notificación y los ajustes Notificar órdenes y Correos de factura de sus usuarios vinculados quedan intactos, así que volver a ponerla en Activo restaura sus mensajes exactamente como estaban.
Destinatarios efectivos refleja ese estado en lugar de contradecirlo: las direcciones configuradas siguen listadas para poder revisar la configuración, cada columna de entrega indica que no reciben, y un aviso sobre la lista da el motivo.
Las órdenes de una organización inactiva se procesan con normalidad. Cuando un mensaje no se puede entregar, la lista de notificaciones de la orden lo registra como una fila fallida que nombra el motivo, así que nada se pierde en silencio.