Órdenes de admin
En este artículo aprenderás cómo los administradores revisan órdenes de clientes, abren detalles, confirman o rechazan órdenes, modifican cantidades, exportan reportes y reenvían notificaciones.
Agregar un video que muestre la lista de Órdenes de admin, filtros, detalles de orden, confirmación, rechazo, cambios de cantidad, exportaciones y reenvío de notificaciones.
Antes de empezar
Confirma qué cliente, finca, número de orden, estado o fecha de llegada necesitas revisar. Si necesitas crear una orden nueva para un cliente, usa Nueva orden desde la página Órdenes.
Revisar órdenes de clientes
- Abre Órdenes.
- Filtra por cliente, finca, estado, tipo de orden, fecha de llegada o fecha de la orden.
- Busca cuando conozcas el número de orden o nombre del cliente.
- Limpia los filtros cuando necesites la lista completa.
- Selecciona Ver detalles para la orden que quieres revisar.
- Revisa detalles del cliente, detalles de finca, lista de artículos, totales, notas y estado de notificaciones.
En la lista de órdenes, los estados de entrega a cliente y finca aparecen como Enviado correctamente, Entrega fallida, Pendiente, Esperando revisión de la orden, Sin enviar o N/D. Abre un estado con teclado, mouse o toque para leer la explicación completa; el color y los iconos son solo señales de apoyo.
Los detalles de la orden muestran los mismos estados en forma corta: Entregado para el mensaje al cliente y Enviado para el mensaje a la finca, y luego Fallido, Pendiente, Esperando revisión, Sin enviar o N/D. Cada uno lleva su explicación justo debajo, incluida la hora de entrega de un mensaje que salió, así que no hay que abrir nada.
Pendiente significa que se intentó el mensaje, pero nunca se registró un resultado, por lo que se desconoce la entrega. Sin enviar significa que no se registró ningún mensaje para ese destinatario, y Esperando revisión significa que no se envía ninguno hasta que revises la orden.
Cada estado muestra siempre el intento más reciente de esa casilla, incluso uno cuyo resultado nunca se registró. Por eso, si se intentó un reenvío después de que un mensaje anterior ya se hubiera entregado o hubiera fallado, el estado muestra ese intento más reciente como Pendiente y no el anterior ya resuelto. Eso es lo que la orden realmente sabe: lo último que ocurrió fue un intento del que nadie tiene respuesta. También es lo que mantiene utilizable la opción de reenvío, porque el mensaje que ves es el mensaje sobre el que actúa un reenvío.
Cuando un mismo cambio se envía a varias fincas, el mensaje de cada finca aparece por separado, identificado con el nombre de la finca a la que se envió, con su propio estado y su propia opción de reenvío. El fallo de una finca sigue visible aunque el de otra haya salido bien, así que un mensaje que no llegó se puede reenviar sin volver a enviarlo a las fincas que ya recibieron el suyo. Lo mismo aplica a una finca con más de un correo y a un mensaje enviado en más de un idioma.
Una finca sin correo configurado también aparece en la lista, identificada igual y marcada como sin destinatario. Agrega el correo en la ficha de la finca y luego reenvía esa fila: el reenvío vuelve a leer los correos configurados en ese momento, así que va a quien esté configurado entonces y no a quien faltaba cuando se confirmó la orden.
Las cancelaciones y los cambios de cantidad muestran una finca sin destinatario igual que las confirmaciones, así que una finca a la que nunca se le avisó de un cambio queda visible en la orden y no solo en los registros.
Órdenes creadas por una orden recurrente
Filtra Tipo por Orden recurrente para listarlas. Sus detalles muestran los productos para los que se confirmó la orden recurrente, con cantidades, precios y la misma cifra de Costos adicionales que cobró la factura. Esas líneas, esa cifra y el Total cliente de la orden quedan fijos al confirmar: editar la orden recurrente después cambia las semanas futuras y deja una orden ya colocada exactamente como se facturó.
Como las tres provienen de la revisión emitida, cuadran entre sí: los totales de las líneas más Costos adicionales equivalen al Total cliente, y ese total es el monto de la factura. Una orden recurrente se cotiza de nuevo en el momento en que se confirma, así que un precio corregido en la orden recurrente entre la ejecución semanal y tu confirmación es el precio que se cobra.
Cuando ese recálculo cambia el monto, recibes una notificación que lo indica, nombra la orden y muestra ambas cifras: por cuánto se cotizó y por cuánto se facturó. La factura es el monto que se debe. La notificación existe porque la orden misma solo muestra un número: una vez confirmada, muestra el facturado.
Cancelar una orden no la vuelve a cotizar. Una orden cancelada conserva las líneas y el total por los que se facturó, y su factura se anula en lugar de volver a emitirse, así que el registro de lo que se cobró sobrevive a la cancelación.
Una línea de orden recurrente no lleva finca, ni precio base, ni fórmula de margen, porque no proviene de la lista de inventario de una finca. Esos campos se omiten de la línea en lugar de mostrarse en cero. Total finca también es cero para estas órdenes: no hay costo de productor que reportar. Las cantidades se cambian en la orden recurrente misma, así que aquí no se ofrece Modificar orden.
Agregar una captura de la lista de Órdenes de admin con filtros, etiquetas de estado, Ver detalles y filas seleccionadas resaltadas.
Abrir una orden desde una notificación
Las notificaciones de órdenes, como Orden retenida por revisión de precios u Orden recalculada al confirmar, te llevan directamente a los detalles de esa orden. Esto funciona aunque la orden no esté en la página actual de la lista o quede oculta por tus filtros.
- Selecciona la notificación.
- Espera mientras el panel de detalles muestra Cargando orden.
- Revisa la orden y realiza las acciones que necesite.
- Cierra el panel de detalles para volver a la lista.
Después de confirmar o rechazar la orden, el panel se cierra y la lista se actualiza; la orden no se vuelve a abrir sola. Al cerrar el panel, también se queda cerrado mientras cambias de página o limpias los filtros. Para volver a abrir la misma orden, selecciona Ver detalles en la lista. Seleccionar de nuevo la misma notificación sin salir de la página no la vuelve a abrir.
Si no se puede abrir la orden, un mensaje sobre la lista explica el motivo y la lista sigue disponible:
- La orden a la que apunta este enlace no está disponible. El enlace no lleva a una orden que puedas abrir. Busca la orden en la lista.
- No se pudo cargar la orden a la que apunta este enlace. No se pudo leer la orden, por ejemplo por un problema de conexión. Selecciona Reintentar para intentarlo de nuevo.
Confirmar una orden
- Abre Ver detalles de la orden.
- Confirma que fincas, productos, cantidades, precios y fechas de llegada estén correctos.
- Selecciona Confirmar orden.
- Agrega una nota interna si tu equipo usa notas para seguimiento.
- Confirma la acción.
- Revisa que el estado de la orden cambió.
Las órdenes confirmadas están listas para los siguientes pasos de cumplimiento de tu equipo.
Rechazar una orden
- Abre Ver detalles de la orden.
- Confirma que la orden no puede continuar.
- Selecciona Rechazar orden.
- Ingresa una razón breve si la página la solicita.
- Confirma la acción.
- Revisa que el estado de la orden cambió.
Usa el rechazo solo cuando la orden no debe continuar. Si la orden se puede corregir, modifícalo.
Modificar cantidades de la orden
- Abre Ver detalles de la orden.
- Selecciona Modificar cantidades.
- Actualiza las cantidades que necesitan cambiar.
- Revisa cualquier advertencia sobre cantidades disponibles.
- Guarda los cambios.
- Confirma que totales y lista de artículos coincidan con la orden acordada.
La notificación de cambio que reciben el cliente y cada finca afectada incluye el producto, la finca, la variedad, el tamaño, el empaque y la marca de cada línea, junto con la cantidad anterior y la nueva. La marca es la etiqueta de caja de esa línea, así que una finca que lee una cantidad modificada sabe a qué cajas corresponde sin abrir la solicitud original.
Agregar una captura de la vista de edición de cantidades con cantidades cambiadas y advertencias resaltadas.
Exportar reportes de órdenes
- Abre Órdenes.
- Selecciona una o más órdenes.
- Elige Reportes.
- Selecciona una exportación de Excel cuando tu equipo necesite una hoja de cálculo.
- Selecciona una opción PDF cuando tu equipo necesite un paquete de orden o bill of lading imprimible.
- Descarga el reporte.
Los paquetes de orden en PDF incluyen una fila por línea, con la marca: la etiqueta de caja que se envía a la finca para esa línea. Cuando la orden tiene un número de OC, también aparece en el encabezado del paquete, para que el documento impreso coincida con la referencia del comprador; las referencias largas continúan en otra línea en lugar de cortarse. La exportación de Excel es una fila por orden en lugar de una por línea, así que lleva el número de OC como columna.
Reenviar notificaciones
Los resúmenes de factura por correo muestran los artículos en el mismo orden que la factura descargable correspondiente. Esto también se aplica cuando un reintento vuelve a armar el resumen.
- Abre Ver detalles de la orden.
- Revisa el estado de notificaciones.
- Selecciona la opción de reenvío para el mensaje de cliente o finca que necesita enviarse de nuevo. El mensaje se reenvía de inmediato.
- Revisa el estado actualizado de la notificación.
Un mensaje de factura que no se pudo armar al emitir la factura —por ejemplo, porque en ese momento no se pudo leer el documento— igual aparece aquí como una entrega fallida con opción de reintento. Al reintentarlo se vuelve a armar el resumen de la factura a partir de la orden antes de enviarlo, así que el destinatario recibe las cifras actuales y no un mensaje en blanco. Lo mismo ocurre si además en ese momento no había ningún destinatario configurado: una vez que agregas uno, reintentar la fila envía la factura reconstruida, en el idioma de cada destinatario.
La opción de reenvío aparece solo para un mensaje que muestra Fallido o Pendiente. No hay nada que reenviar en Sin enviar, No requerido, Esperando revisión o N/D, así que no se ofrece la opción.
Reenvía notificaciones solo después de confirmar que los detalles de la orden son correctos. Como un mensaje en Pendiente puede haber llegado al destinatario antes de que el resultado quedara sin registrar, reenviarlo puede entregar una segunda copia.
Qué informa un reenvío
El reenvío se decide comparando con el mensaje más reciente enviado a ese destinatario, no con la línea en la que hiciste clic. Nunca reenvía por tu cuenta algo más reciente: si la línea en la que hiciste clic ya no es la actual, el reenvío se rechaza y te lo indica, y eso es lo que evita que una página de orden desactualizada provoque un duplicado.
- Reintento iniciado correctamente: la línea en la que hiciste clic era la actual y el mensaje se reenvió.
- Ya se entregó, así que no se reenvió nada: un intento posterior a ese destinatario ya había llegado, por lo que no se envió una segunda copia. Actualiza la orden para ver el estado entregado.
- Ya hay un reintento en curso hacia este destinatario: la misma línea se reintentó momentos antes y ese reenvío sigue en marcha. Todavía no se entregó nada y tampoco se envió nada por segunda vez. Vuelve a cargar la orden en unos minutos para ver cómo terminó el intento en curso. Si para entonces el estado no cambió, ese reenvío se interrumpió antes de informar un resultado; la línea vuelve a quedar disponible por sí sola, así que reinténtala.
- Ya existe un intento más reciente hacia este destinatario: la línea en la que hiciste clic fue reemplazada por un intento posterior, así que no se envió nada. Ese intento posterior pudo haber salido bien, haber fallado o seguir sin resolverse; vuelve a cargar la orden para ver cómo quedó y reintenta la línea actual si hace falta.
- Este correo ya no se requiere, así que no se envió nada: el mensaje ya no se le debe a nadie, por ejemplo porque nadie de este cliente recibía correos de factura la última vez que se consultaron los destinatarios. No queda nada que reintentar.
"En curso" y "ya existe un intento más reciente" se parecen, pero describen situaciones distintas, y la diferencia importa cuando decides si hay que perseguir un correo: "en curso" significa que un reenvío que iniciaste está en camino, mientras que "ya existe un intento más reciente" significa que la línea de tu pantalla está desactualizada.
Un reenvío se asocia al destinatario de la línea en la que hiciste clic, así que reenviar el mensaje de una finca nunca se confunde con el de otra.
Mensajes enviados a varias direcciones
Algunas notificaciones se envían a más de una dirección; el caso habitual es la copia de la factura para tu propio equipo, ya que llega a todos los contactos del operador configurados para recibir facturas.
Cuando un mensaje se envió a varias direcciones, su fila muestra el estado que más atención requiere: si alguna copia falló, la fila dice Falló aunque las demás se hayan entregado. Debajo de la fila hay un enlace Ver cada destinatario con la cantidad de direcciones. Al expandirlo se listan todas las direcciones, cada una con su propio estado y su propia opción de reintento, para que puedas reenviar solo al buzón que rebotó sin mandar una segunda copia a los que sí llegaron.
La fila de un mensaje enviado a una sola dirección no tiene esa lista: no hay nada que expandir, porque la fila ya describe la única entrega.
Cuando no había ningún destinatario configurado
La copia de la factura para tu propio equipo es obligatoria, así que su fila aparece en toda orden facturada. Si al emitir la factura no había ningún contacto del operador configurado para recibir facturas, esa fila dice Falló y el destinatario aparece como Sin destinatario configurado.
Al reintentar esa fila se vuelven a consultar tus destinatarios de facturas, tal como están configurados en este momento, y se envía a esos. El procedimiento es:
- Agrega o habilita un destinatario de facturas en Configuración.
- Vuelve a la orden y reintenta la fila de la factura al operador.
Si sigue sin haber un destinatario de facturas configurado, el reintento lo informa con claridad y no envía nada, en lugar de fallar por un motivo poco claro.
La copia de la factura para el cliente
La copia de la factura para el cliente es opcional: solo llega a las personas de ese cliente que reciben correos de factura. Una orden facturada cuyo cliente nunca recibe correos de factura no muestra ninguna fila de factura al cliente.
Si antes se intentó enviar un correo de factura al cliente en la orden, se haya entregado o no, y ya nadie del cliente recibe correos de factura cuando la factura se reemite o se cancela, la fila de la factura al cliente dice No requerido, sin opción de reintento. No se debía nada, así que nada falló, y la acción sobre la orden no informa ningún problema con la copia del cliente. La fila del correo anterior tampoco se puede reintentar, así que una factura desactualizada no se puede reenviar después de que el cliente dejó de recibir correos de factura.
Si al emitir, reemitir o cancelar la factura no se pudieron consultar en absoluto los destinatarios de facturas del cliente, la fila dice Fallido con opción de reintento, exista o no un correo de factura anterior. Al reintentarla se vuelven a consultar los destinatarios: se envía a quienes ahora reciben correos de factura, o la fila se marca como No requerido si nadie los recibe.
Hacer clic en reintentar dos veces seguidas envía un solo correo, no dos: el segundo clic informa que ya hay un reintento en curso. Una vez hecho el reenvío, el nuevo intento que se creó pasa a ser la línea actual, y esa línea se puede reintentar a su vez si falla. Un reenvío que se interrumpe antes de informar algo libera su bloqueo después de unos minutos, así que una línea nunca queda permanentemente sin poder reintentarse.
Qué pasa después
Los cambios actualizan la lista y los detalles de la orden. Según la acción, los contactos configurados pueden recibir notificaciones actualizadas.